Retos y oportunidades en la implementación de FOLIO en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Jorge Tadeo Lozano

Claudia Virginia Becerra Márquez, Directora Sistema de Bibliotecas de Universidad Jorge Tadeo Lozano comparte los retos y oportunidades en la implementación de FOLIO.
Retos y oportunidades en la implementación de FOLIO en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Jorge Tadeo Lozano
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Tomar la decisión de cambiar un sistema que permea la labor de la biblioteca y que es el medio para ofrecer las colecciones, productos y servicios de impacto a la comunidad, debe considerarse como un proyecto a gran escala, donde es necesario involucrar tanto a la totalidad del personal de la biblioteca, así como a diversos agentes colaborativos que viabilicen el proyecto.

La primera gran interrogante a resolver es ¿Qué se quiere lograr con el cambio?, ¿Mejorar en los procesos administrativos? ¿Mejorar en los procesos asociados al servicio o gestión de colecciones? o tal vez ¿Generar una mejora en la experiencia del usuario? La respuesta dependerá de un análisis sobre que rol que tiene la biblioteca frente a la institución a la que pertenece y hacia dónde quiere llegar. Esta será la carta de navegación para plantear los requerimientos mínimos que permitan acercarse a la meta propuesta.

Existen varios factores a tener en cuenta en un proceso de cambio. Para la UTadeo fueron vitales en la evaluación y selección las siguientes variables, que fueron escogidas teniendo en cuenta las carencias y necesidades caracterizadas en el ILS con el que se venía trabajando y los requerimientos mínimos determinados por el área de tecnología de la universidad.

De 12 criterios mapeados, se priorizaron 6. El análisis se realizó bajo la metodología de Análisis Jerárquico (AHP)[1] con prioridad entre pares, con los siguientes resultados:       

  1. Tecnología (42%): integración operativa, acuerdos de nivel de servicio (ANS), flujos de trabajo, soporte, acceso abierto y oportunidad de nuevos desarrollos.
  2. Valor en dólares (20%): valor de implementación y amortización de la misma.
  3. Funcionalidad (15%): módulos ofrecidos, normas y estándares internacionales, capacitaciones, integraciones, interfaz y administración.
  4. Forma de pago (10%): modalidad del contrato.
  5. Estadísticas (7%): flexibilidad y desarrollo.
  6. Precio año 2: (6%): incrementos.

Aunque se surtieron varias reuniones con proveedores y diferentes áreas partícipes del proyecto, para bajar el nivel de incertidumbre se hizo necesario generar dos grandes acciones:

  1. Solicitud y montaje de ambientes de prueba con datos propios.
  2. Programación de reuniones con equipos específicos tanto de la biblioteca como de tecnología.

Lo anterior permitió explorar la herramienta utilizando nuestros propios datos, generando una dinámica que acercó a los usuarios staff a la identificación de problemas reales y la resolución de los mismos. De igual manera, dio a la administración información relevante frente al manejo de los procesos y los tiempos. El concepto generado por cada uno de los equipos de trabajo acompañó la sustentación realizada a las directivas para la toma de decisión.

Sin embargo, hay un proceso que debe realizarse previa o paralelamente: la revisión de los datos. Cómo están organizados, qué queremos de ellos, cuáles son necesarios y porqué, identificando qué modificaciones debemos realizar para que se ajusten a nuestras necesidades.

Cuando se habla de datos, éstos van más allá de los registros bibliográficos e ítems. Es necesario evaluar usuarios, transacciones, notas y sanciones, proveedores, históricos, entre otros. Aquí juega nuevamente la visión de qué queremos y qué necesitamos. El volumen de datos, su manejo y transformación determinará el tiempo de implementación. Para la UTadeo, el proceso completo tardó casi dos años: evaluación y aprobación 14 meses, revisión y ajuste de datos 3 meses y la implementación 6 meses.

Uno de los aspectos que más relevancia tomó en el trabajo conjunto y con los organismos de toma de decisiones, fue la flexibilidad encontrada con Folio, la posibilidad de contar rápidamente con versiones que solucionaran problemas identificados, y además -gracias al acceso abierto- tener la posibilidad de apropiar nuevos desarrollos surgidos de una comunidad o generados con nuestros equipos respondiendo a necesidades puntuales para la institución. Del trabajo colaborativo que esta oportunidad abre, hablaremos después.

Cierro este post con la apreciación de Douglas da Silva sobre una de las ventajas del software en acceso abierto “El poder colectivo de una comunidad de personas talentosas garantiza más ideas, desarrollo y solución de problemas de manera rápida y efectiva”.

 [1] Metodología de Análisis Jerárquico (AHP), desarrollada por Thomas L. Saaty, donde el resultado es una jerarquización con prioridades que muestran la preferencia global para cada una de las alternativas de decisión.

ENGLISH VERSION

Challenges and opportunities in the implementation of Folio in the Jorge Tadeo Lozano University Library System.

Making the decision to change a system that permeates the work of the library and that is the means to offer collections, products and services of impact to the community, should be considered as a large-scale project, where it is necessary to involve all library staff, as well as various collaborative agents that make the project viable.

The first big question to be answered is: what do you want to achieve with the change, to improve administrative processes, to improve the processes associated with service or collection management, or perhaps to generate an improvement in the user experience? The answer will depend on an analysis of the library's role in the institution to which it belongs and where it wants to go. This will be the navigation chart to propose the minimum requirements that will allow to get closer to the proposed goal.

There are several factors to take into account in a change process. For UTadeo, the following variables were vital in the evaluation and selection, which were chosen taking into account the shortcomings and needs characterized in the ILS with which it had been working and the minimum requirements determined by the university's technology area.

Out of 12 mapped criteria, 6 were prioritized. The analysis was performed under the Hierarchical Analysis Methodology (AHP) with peer priority, with the following results:

  1. Technology (42%): operational integration, service level agreements (SLAs), workflows, support, open access and opportunity for new developments.
  2. Dollar value (20%): implementation value and amortization of implementation.
  3. Functionality (15%): modules offered, international norms and standards, training, integrations, interface and administration.
  4. Payment method (10%): contract modality.
  5. Statistics (7%): flexibility and development.
  6. Price year 2: (6%): increments.

Although several meetings were held with suppliers and different areas involved in the project, two major actions were necessary to reduce the level of uncertainty:

  1. Request and assembly of test environments with own data..
  2. Scheduling meetings with specific library and technology teams.

The above allowed us to explore the tool using our own data, generating a dynamic that brought staff users closer to the identification of real problems and their resolution. It also provided the administration with relevant information regarding process and time management. The concept generated by each one of the work teams accompanied the support provided to the management for decision making.

However, there is a process that must be carried out before or in parallel: the review of the data. How they are organized, what we want from them, which ones are necessary and why, identifying what modifications we should make to make them fit our needs.

When we talk about data, it goes beyond bibliographic records and items. It is necessary to evaluate users, transactions, notes and sanctions, suppliers, historical data, among others. Here again, the vision of what we want and what we need comes into play. The volume of data, its handling and transformation will determine the implementation time. For UTadeo, the entire process took almost two years: evaluation and approval 14 months, review and adjustment of data 3 months and implementation 6 months.

One of the most relevant aspects in the joint work and with the decision-making bodies was the flexibility found with Folio, the possibility of quickly having versions that solve identified problems, and also - thanks to open access - having the possibility of appropriating new developments arising from a community or generated with our teams in response to specific needs for the institution. We will talk about the collaborative work that this opportunity opens up later.

I close this post with Douglas da Silva's appreciation of one of the advantages of open access software: "The collective power of a community of talented people guarantees more ideas, development and problem solving in a fast and effective way".

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